Cómo hacer que trabajar en remoto sea un éxito

septiembre 26, 2018

 

Por José María Hidalgo

 

 En el verano de 2016 a mi mujer le surgió la oportunidad de trabajar en New Orleans, Estados Unidos. Aunque a priori puede parecer una decisión complicada de tomar, la verdad es que la ilusión que te invade cuando tienes una oportunidad de esta envergadura hace sencillo y rápido tomar la decisión de irte.

Por aquel entonces, igual que ahora, trabajaba en atSistemas y, cuando le conté a mis responsables la decisión que había tomado, me ofrecieron la posibilidad de trabajar en remoto. Fue todo un reto: 7.618 km y 7 horas de diferencia horaria me separarían de mi equipo y de mis clientes.

Pero ¿cuáles son las claves para conseguir que trabajar en remoto sea una realidad?

 

Basándome en mi experiencia, los puntos claves son: 

  1. Entorno: dónde desarrollar y disfrutar con tu trabajo. 

  1. Rutina: establecer unas pautas generales que se repitan cada día. 

  1. Comunicación: establecer los mecanismos para que la información transmitida sea clara. 

  1. Confianza en las personas con las que trabajas. 

 

Entorno  

Es obvio, pero cuando te encuentras en un trabajo en remoto su importancia se incrementa, ya que en determinados momentos puedes experimentar cierta soledad.  

Una de las cosas más importantes que hay que conseguir es estar cómodos y confortables en tu puesto de trabajo, esté donde esté, así como conseguir un entorno agradable y desempeñar tareas que nos gusten. En definitiva, que te apetezca ponerte a trabajar. 

Para ello suele ayudar el disponer de un espacio diferenciado donde trabajar. Por ejemplo, con mis hijas acabó funcionando que si me veían sentado en la mesa de trabajo tenían interiorizada la idea de que “papá está trabajando”. Asimismo, resulta de gran ayuda utilizar carteles que informen del estado de tu trabajo. Por ejemplo, colocar un cartel que indique que estás en una call, puede evitar ruidos molestos. 

 

Rutina 

Las personas somos seres de costumbres y necesitamos establecer unas acciones rutinarias para hacer cada día. Por ello, el comienzo es complicado, ya que es importante encontrar cuáles son esos pasos que debes dar antes de llegar a tus momentos de mayor rendimiento. En mi caso, el comienzo del día lo suelo reservar para las dailies con mi equipo, reuniones con clientes, presentaciones, etc. 

También es importante tener en cuenta que en los momentos en los que necesitas mayor concentración es imprescindible desconectar de todo tipo de distracciones y notificaciones. Suele venir muy bien usar técnicas como Pomodoro o similares que ayudan a poner el foco en una sola acción durante un tiempo determinado. 

Por último, es también muy importante respetar los tiempos de descanso. 

 

Comunicación 

La comunicación es el principal problema con el que te encuentras cuando se trabaja en remoto. Por ello, es importante interiorizar que esta comunicación será, la mayor parte del tiempo, asíncrona, es decir, que no existirá coincidencia temporal con tus interlocutores. Por este motivo es importante informar a tus compañeros si estás o no accesible y seguir una serie de recomendaciones que harán que la comunicación sea lo más fluida posible:  

  • Saludar y despedirte como si estuvieras viéndolos: “Buenos días”, “hasta mañana”, etc. 

  • Avisar de que no vas a estar si la desconexión es de más de 10 minutos. Existe un acrónimo que se suele usar en chats: “Afk 30min” (Away from Keyboard during 30 minutes). 

  • Indicar con qué vas a estar: “Hoy estaré dando soporte al proyecto X”, “voy a ver si soluciono el bug de producción Y”... 

  • Aceptar o rechazar las convocatorias de reunión para que los convocantes sepan si vas a ir. 

Muchos confunden lo anterior con que se les quiere controlar, pero nada más lejos de la realidad. Lo que se persigue es saber si una persona está online o no.

Por último, se debe enviar información clara y evitar ruido o mensajes innecesarios en momentos críticos.  

 

Ejemplo de una mala comunicación 

En un equipo sin reglas de comunicación y con poca experiencia en un trabajo en remoto, este sería el diálogo cuando se enfrentan a un problema en producción:

  • 9:00 User1 > Chavales, está petando producción 
  • 9:02 User2 > ¿Qué pasa? 
  • 9:07 User3 > GIF (Casa incendiándose) 
  • 9:45 User1 > Ya he reiniciado el servidor de producción, esto va fatal !!!

Si un usuario nuevo entra en el chat, no sabe qué ocurre o ha ocurrido. Porque de la conversación, no se puede sacar nada en claro: 

  • ¿Por qué sabe User1 que producción falla? 

  • ¿Cuál es el problema? 

  • ¿Cómo ha descubierto que debe reiniciar el servidor? 

  • ¿Se ha resuelto el problema?

Durante 45 minutos, la desinformación es completa. En un equipo en remoto se deben evitar estas situaciones porque generan mucha tensión o incluso puede hacer que la incidencia se convierta en algo más grave por no comunicarse correctamente. 

 

Ejemplo de una comunicación efectiva 

Imaginemos la misma situación, pero estableciendo unas normas de comunicación en el equipo: 

  •  9:00 User1 > Ha llegado una alerta de Cloudwatch de uno de los servidores de producción (PRO1), me pongo con ello.  
  • 9:02 User1 > Acabo de revisar las métricas y parece que el servidor está teniendo un pico de CPU. 
  • 9:02 User2 > Estoy por aquí si necesitas algo. 
  • 9:07 User3 > También disponible. 
  • 9:20 User1 > Un proceso Java está consumiendo toda la CPU desde hace unos 30 minutos.  
  • 9:30 User1 > He hablado con el equipo de desarrollo. Me dicen que haga un dump de Java y reinicie. 
  • 9:45 User1 > He reiniciado PRO1, problema resuelto. 

Para conseguir una comunicación efectiva, hay que educar al equipo para que la información enviada permita identificar a otras personas qué está pasando. Además, es importante saber quién está haciendo qué para resolver la incidencia. Aunque, por supuesto, disponer de unas directrices de comunicación claras no quita que se disponga de un chat distendido. 

 

Confianza 

Por último, un clima de confianza en un equipo en remoto es vital para que sea un éxito. No dudes nunca del trabajo de las personas con las que colaboras.  

Sé sincero y, como se dijo al principio de esta entrada, disfruta porque el trabajo en remoto es el futuro y las empresas tecnológicas como atSistemas han de liderar este movimiento. 

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