Claves para una correcta gestión de reuniones

Las reuniones son un recurso clave en la gestión y seguimiento de proyectos, desde su concepción hasta su cierre. A pesar de ello, en muchas ocasiones son mal vistas por los miembros convocados. Conceptos como la reunitis, en algunos casos crónica, son habituales en muchas compañías. En este artículo se tratarán los principales problemas de las reuniones y cómo actuar para conseguir que éstas sean productivas.

Una reunión es un proceso donde varias personas se juntan para conversar sobre uno o varios temas con un propósito común. El propósito es la clave de este proceso; la reunión debe generar algo: la solución a un asunto complejo, un conjunto de ideas para elaborar un nuevo producto, un reparto de tareas, la formación de un equipo en una materia, directrices empresariales, etc.

Problemas habituales

• La puntualidad o, más exactamente, la falta de puntualidad es el primero de ellos. Siempre hay alguien que llega tarde sin haber avisado previamente o alguien dice haber sido asignado para alguna tarea más importante o alguien que se tiene que ir antes de la finalización. Esto repercute en que posteriormente hay que volver a explicar el contenido y/o conclusiones a quién se ha ausentado.
• Los asistentes que monopolizan la conversación o bien los asistentes que no hablan nunca. Se incluyen aquí también los asistentes no respetuosos o incapaces de negociar que llevan al bloqueo de la reunión.
• La falta de preparación de la reunión. Que un técnico no haya podido pensar las diferentes soluciones que se pueden ofrecer al problema del cliente, que el jefe de proyecto no haya hecho el informe de seguimiento de proyecto o que el cliente no se haya preparado los requisitos que necesita cubrir para su nuevo producto son situaciones que provocan una reunión inútil o poco eficiente.
• No disponer de conclusiones (normalmente en forma de acta de reunión).
• Tiempo excesivo de la reunión o demasiadas reuniones que repercute en la reducción de horas disponibles para realizar el trabajo del día a día.
• Multitasking: consultar correo o móviles mientras atendemos a la reunión. Este aspecto puede ser más evidente en las reuniones online.
• Reuniones aquí te pillo aquí te mato. Este tipo de reuniones incumplen varios de los problemas ya expuestos: no hay convocatoria ni agenda, los asistentes no van preparados, se dinamita la agenda de los asistentes, etc.

Qué hacer para conseguir una reunión efectiva

Aspectos básicos

• Ser respetuosos con los horarios; no parar ni repetir para el que llega tarde o se ausenta. Asimismo, es importante avisar en caso de que tengas que ausentarte para cambiar la cita si tu papel es fundamental o para dar tus indicaciones a otro asistente que las pueda presentar.
• Incitar a que todo el mundo participe. Alguien que no participa es prescindible y, por tanto, no debería haber sido convocado o no debería haber aceptado la convocatoria. Para los que muestran una actitud muy protagonista o bloquean la reunión, intentar hablar con ellos personalmente para que abandonen dicha actitud.
• Enviar, previamente, agenda y documentos a tratar. Dentro de los documentos no se enviarán aquellos que vayan a ser presentados como entregable del proyecto en curso. En este caso conviene mostrarlos por primera vez en la reunión para poder explicar al cliente los detalles del mismo (por qué se ha elegido ese diseño, por qué se tratan los datos de esa forma concreta, por qué se ha elegido esa infraestructura, cómo se han calculado las fechas propuestas, etc.). Enviar, posteriormente, el acta junto a la documentación importante generada o revisada en la reunión. En el acta deben constar, obligatoriamente, los siguientes pasos a realizar, responsable y fecha prevista de finalización.

En las reuniones que se celebran para decidir lo que se va a hacer, los asistentes no deben caer en el error de entrar en cómo se va a hacer. Ese punto deberá posponerse para otra reunión si se estima oportuno.

Comunicación verbal

Uno de los aspectos básicos a controlar o conseguir por el moderador o líder de la reunión es evitar que la gente hable entre sí, invitar a hablar a todo el mundo, contener a los que son muy locuaces y a los que se van por las ramas.

Marcados estos mínimos, desarrollar buenas habilidades comunicativas es primordial para aquellas personas que habitualmente asisten a muchas reuniones y para alcanzar reuniones efectivas. Las características primordiales para una comunicación verbal correcta son:

• Empatía: se trata de considerar las cosas desde el punto de vista de la otra parte, comprendiendo tanto lo que dice como sus sentimientos sin perder, por ello, la propia identidad de uno.
• Confianza: tanto propia como en los demás. Se debe considerar que es difícil ganarla y fácil perderla, así que hay que trabajarla todos los días.
• Coherencia, respecto y ética.
• Conocimiento de la materia: difícilmente se podrá llevar a cabo una reunión de forma óptima si se desconoce la materia. Y esto no significar que el organizador deba conocer todos los detalles del tema a tratar, pero se debe asegurar que entre todos los convocados se pueden abordar la mayoría de las particularidades que puedan aparecer. En caso contrario, se deberá dejar constancia en el acta como tarea a realizar para que alguien profundice y aclare, próximamente, los flecos pendientes.
• Asertividad: se trata de manifestar las convicciones y derechos propios sin agredir ni someterse. Trabajar este campo servirá para rechazar las peticiones o propuestas que no nos interesen (con argumentos y sin sentirnos culpables), a ser conscientes de lo que significa aceptar otras propuestas e, incluso, a defender posibles cambios de criterio.

Algunos consejos para las reuniones online

Como ya se ha comentado, las reuniones online o videoconferencias están a la orden del día: permiten compartir cualquier documento (no te has dejado nada en la oficina porque estás en ella), es sencillo incluir asistentes puntuales y, principalmente, evitan desplazamientos. Y es que, desplazar a 3 personas para realizar una reunión de 60 minutos significa perder el mismo tiempo en la reunión que en el desplazamiento, generar gastos de transporte y, en definitiva, tener menos tiempo para dedicar al proyecto. A pesar de estas ventajas, se deben considerar los siguientes aspectos cuando se lleven a cabo:

• Hacer alguna prueba de comunicación previa para evitar sorpresas y eliminar un estrés superfluo. Suele ocurrir que cada empresa dispone de su sistema de videoconferencia y en algunas ocasiones alguna de las partes debe instalar y configurar el sistema. Es totalmente inadecuado hacerlo cuando va a comenzar la reunión.
• No enviar documentos en vivo. Para preparar la reunión se habrán enviado con anterioridad; y una vez revisados, se enviarán todos posteriormente a la reunión junto con el acta.
• Como en las reuniones presenciales, se debe convocar y enviar la agenda y documentos necesarios para que los asistentes puedan prepararse. Aunque estas reuniones se pueden grabar, se recomienda igualmente tomar las notas necesarias para, posteriormente, enviar el acta.