Por Pedro Gago Lebrón
“Excellent multitasking ability”. Muchas de las ofertas de trabajo actuales indican específicamente que los candidatos deben poseer, como habilidad, la capacidad de trabajar en varias cosas a la vez. Esto se traduce en la asignación a múltiples tareas simultáneas e incluso proyectos. Pero ¿es realmente esta cualidad tan beneficiosa para la empresa?
Trabajar en varios temas a la vez puede parecer una brillante habilidad y, de hecho, lo es. Siempre y cuando se haga de forma controlada y no se convierta en un caos.
Cuando una persona está concentrada realizando un software, escribiendo las líneas estratégicas que debe seguir una compañía o leyendo el contenido de una oferta no suele ser una buena práctica desviar su atención de manera que deba atender un tema completamente diferente para, en unos minutos, retomar el asunto previo. Esta situación, que se da en muchas empresas, genera una ingente cantidad de pérdida de tiempo ya que se tiene que pasar a entender otro problema para buscarle una solución y volver a reconcentrarse en el tema que originalmente se estaba tratando. Y ya se puede intuir que el tiempo de reconexión no es baladí cuando se trata de un asunto complejo como los ejemplos expuestos anteriormente.
La pérdida de tiempo supone, obviamente, una disminución de la productividad. Y cuando llevamos las interrupciones al extremo adicional de las urgencias, el resultado son unos trabajos deficientes, ya que no se ha podido ni prestar atención plena ni dedicar las horas que había previstas.
Las interrupciones son parte del derecho “auto otorgado” de muchos compañeros de trabajo (en mayor grado si tienen un rango superior). Cuantas veces alguien te dice “mírame esto en un momentito” pero te pide, al mismo tiempo, que no seas tan reactivo cuando es otro el que te pide “su momento”. Esta actitud da pie a temas que se empiezan, pero no se terminan, a empezar otros, a volver al primero, a volver a pensar en qué estado quedó el anterior...
Esta tendencia ha sido traspasada, de forma análoga, a nuestra vida personal. Tenemos muchos y grandes proyectos en mente o en marcha: cuidado de los hijos, escribir un libro, recibir clases de costura, correr una maratón, tareas domésticas, etc. Continuamente buscamos distracciones para ocupar la mente cuando nos aburrimos. Sin darnos cuenta, el multitasking ha pasado a formar parte también de nuestra vida personal provocando que los días sean un sinfín de tareas realizadas, tareas pendientes y listas que parecen no acabar nunca.
Además de la disminución de productividad que significa para la empresa, a nivel personal la multitarea mal gestionada causa agotamiento y estrés, ya que hay que hacerlo todo y hay que hacerlo rápido. Es más, con el tiempo, la multitarea excesiva y la búsqueda de distracciones pueden erosionar nuestra capacidad de concentrarnos en un objetivo a la vez, y finalmente la quietud se vuelve aparentemente imposible de lograr.
Es de sobra conocido que el estrés puede provocar graves enfermedades y es por ello por lo que sería aconsejable mantenerlo bajo control. Para ello existen algunas técnicas c para disminuir el estrés que viene provocado por el multitasking:
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Aprender a decir “no”: aprender a expresar con asertividad que, en un momento dado, no se puede atender otro tema. Indicar a la persona que nos interrumpe que en unos minutos irá uno a buscarle para tratar lo que le preocupa no es malo ni delito y, por tanto, no debe generar sentimiento de culpabilidad.
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Técnica pomodoro: se trata de dividir el tiempo en espacios temporales de 25 minutos en los cuales la persona se dedica, de forma concentrada e intensiva, a la realización de una única tarea. Transcurrido ese tiempo, dedicamos 5 minutos a descansar y vuelve a comenzar el proceso. Después de 4 ciclos se tomará un descanso mayor. Cuando mejor sea el aislamiento que se consiga, más productivo será el pomodoro: cuidado con el correo, chats, música o programas de radio, etc. Lo único que se debería dejar activo es el móvil para la recepción de llamadas que pudieran querer informarnos de algo realmente grave que requiera nuestra atención.
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Mindfulness: es muy contradictorio que estén en auge términos como la atención plena por un lado y la multitarea por otro. Sin embargo, con una buena meditación se puede conseguir una multitarea más efectiva. Para ello convendría tomarse un momento y disminuir la velocidad para recuperarse del ajetreo diario para, de esta manera, coger impulso para el siguiente día.
Como conclusión, no se debe confundir la multitarea con la aceptación de ser interrumpido de forma constante. Lo primero es deseable y necesario en el día a día mientras que lo segundo genera estrés y frustración.