De Francisco Burgos y Paloma Fondón
Los proyectos son una actividad común a todas las empresas. Sin embargo, no es tarea fácil gestionarlos. A menudo hay un alto porcentaje que fracasan, incluso habiendo invertido grandes cantidades de dinero, tiempo y esfuerzo, es un riesgo palpable en todas las organizaciones. En este escenario, surgen las metodologías: PMBOK, Lean, Scrum, Waterfall, RUP... Hay decenas de siglas y podríamos pasar horas leyendo sobre ellas en internet, con casi la total certeza, de que al final seguiremos con el mismo problema. Los proyectos fallan.
La pregunta es clara: ¿qué podemos hacer para que nuestros proyectos sean un éxito? Desde la Comunidad ALM/Atlassian de atSistemas te enseñamos las 3 claves o prácticas principales que nosotros empleamos:
1. Colaboración: La clave del arco.
Los proyectos unipersonales no existen. Sea un cliente interno o externo, tenemos personas que quieren cosas y personas que pueden proporcionarlas. Transmitir estas ideas y darles forma marcará el conjunto de actividades necesarias para convertirlas en realidad.
Confluence es nuestra clave del arco. Esta herramienta nos permite abrir un espacio donde cliente y proveedor, responsable de producto y equipo de desarrollo, negocio y equipo IT, pueden escribir las ideas y definir los requisitos en un lenguaje adecuado para ambas partes. Nos aporta un valor diferencial respecto a hacerlo en un correo electrónico o recibir un documento pdf o word, porque nos facilita un punto común de trabajo y nos permite comentar de forma centralizada sobre el contenido que se está construyendo de forma colaborativa.
2. Priorización: Primero lo que da valor.
Es fundamental que el cliente priorice las ideas y requisitos que más valor le aportan. De esta forma nuestro proyecto marcará la diferencia desde el primer momento. Uno de los efectos es minimizar el riesgo de la inversión, puesto que podremos ir adaptando la evolución del proyecto a la coyuntura actual.
De nuevo, Confluence durante las etapas de definición es nuestro enclave para realizar esta labor con el cliente. Colaboramos para identificar la mejor solución técnica e identificamos los trabajos necesarios. Las tareas hay que estimarlas, priorizarlas y visibilizarlas. Es el momento para JIRA Software, nos ofrece innumerables funcionalidades, potenciadas además por el Marketplace de extensiones de Atlassian. Pero, de cara a la priorización, las pizarras son el elemento clave. Nos permiten ver de un solo vistazo:
- Qué hay que hacer.
- En qué orden.
- Qué persona lo está haciendo o lo hará.
- Su estado de avance.
Controlar esta información es fundamental para flexibilizar el cambio de forma que se minimice el impacto en la planificación del proyecto. Esta operativa permite, en un momento dado, modificar las características de la solución/producto/servicio que estemos desarrollando bajo demanda, dentro de los límites de alcance, capacidad o restricciones de diseño.
3 - Formación: El que no sabe es como el que no ve.
De nada sirve construir un bólido de carreras si no tenemos piloto. En este sentido, los proyectos siempre deberían incluir la capacitación para los usuarios o clientes finales que consuman nuestro producto o servicio.
Pero la formación va más allá. Muchos de los problemas en el entendimiento de las ideas y requisitos de los clientes se produce por las diferencias de lenguaje. Aunque hablamos el mismo idioma, no lo hacemos con los mismos términos. Una petición para una persona de negocio no representa lo mismo que para un técnico. En este sentido, es necesario formar a negocio y al técnico para que lleguen a un punto en común de entendimiento sin ambigüedades. Por otro lado, la formación continua nos permite elevar la calidad de nuestros proyectos. Personas más capacitadas hacen que se comentan menos errores y que se den con soluciones más robustas. Por eso es imprescindible que tanto técnicos como clientes y usuarios estén dentro de una formación continua.
Confluence. Todo el material que generamos va directo a un espacio de documentación con las guías, buenas prácticas, resolución de problemas habituales, información sobre nuevas certificaciones, plantillas de estandarización de procesos. Gracias a esto, la información está accesible a todos los usuarios y permanece actualizada. También nos ayuda a recoger el feedback de los usuarios y conseguir documentación de calidad.
Seguir estas claves nos ayuda en la Comunidad ALM/Atlassian de atSistemas en nuestro día a día a mejorar nuestros proyectos. Esperemos que a ti también te ayude. Y si tienes cualquier duda, solo tienes que consultarnos.