Por Fabio Genovese
En este artículo hablaremos de cómo gestionar Confluence de la mejor manera para poder utilizarlo como un sistema de gestión de contenido empresarial.
¿Qué es la gestión de contenido empresarial?
Comencemos con la definición que nos proporciona Atlassian en su página web:
Se trata de sistemas de gestión documental que soportan los procesos de negocio y la toma de decisiones. Están organizados de manera que toda la información esté fácilmente accesible. Además, proporcionan una serie de herramientas que permiten organizar mejor la información con la finalidad de que sea más fácil su utilización.
La información siempre debe estar conectada y organizada. Esto significa que no podemos añadir nueva información donde queramos, debemos dar un orden y estructura, respetarlo y siempre tratar de colocar el mismo tipo de información en el mismo sitio. Un gestor de contenido empresarial nos proporciona las herramientas para tener siempre todo en perfecto orden y saber dónde encontrar en el momento adecuado la información requerida.
Confluence como gestor de contenidos
Veamos como Confluence y alguno de sus diversos complementos nos permiten tener Confluence a punto como gestor de contenidos.
Para establecer el orden y estructura de la información dentro de Confluence, se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
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Utilizar de forma intensiva las plantillas, para tener siempre el contenido de las páginas del mismo tipo organizadas del mismo modo. Por ejemplo, con un título descriptivo, un resumen en la parte superior y secciones bien definidas, donde el lector puede encontrar rápidamente lo que le interesa.
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Asegurarse que las páginas no contengan demasiada información, solo la información relevante.
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Dar siempre la misma jerarquía a las páginas. Punto importantísimo, si damos la misma jerarquía, colocamos la información en el mismo punto, encontramos todo de una manera más sencilla.
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No replicar contenido. La información debe ser referenciada (y no replicada) siempre que sea posible. ¿Ventaja?, tenemos esta información solo una vez y cada vez que haya que actualizarse se hará en un único punto. La desventaja es que, si se elimina la página, tenemos varios enlaces para corregir, pero este sucede con una frecuencia mucho menor.
Si hacemos todo esto siempre sabremos donde encontrar la información de inmediato y donde debemos colocar la nueva. Además, si no la replicamos cualquier cambio está inmediatamente disponible para todos. Eso no quita que se establezcan permisos para ajustar quien lee o modifica la información.
¿Qué necesitamos?
Para tener siempre en el mismo árbol de páginas disponibles una primera sugerencia es usar el complemento Copy Space, para Confluence Server, que permite copiar el árbol completo para replicarlo. El fabricante es el propio Atlassian y es de los más utilizados para para poder tener “espacios plantilla”.
Si tu instancia de Confluence es Cloud podemos utilizar otras apps que, aunque de pago, nos permiten realizar la misma operación: Copy Space for Confluence Cloud y Space Tree Creator.
También podemos utilizar Yoikee Creator Templates by Mind Mapping, que permite generar plantillas basadas en mapas mentales y crear páginas desde nuestro espacio o utilizar la app Space Admin for Confluence que permite además de copiar espacios, administrarlos fácilmente.
Contenido de las páginas Confluence
Hemos visto cómo organizar las distintas páginas, pero ahora examinaremos el contenido de las mismas. Nuestro objetivo sigue siendo tener a nuestra disposición la información ordenada y de fácil comprensión.
Además de un encabezado breve que nos ayude a entender dónde nos encontramos y una descripción que nos indique si lo que se encuentra en esta página es lo que estamos buscando, organizaremos el resto de la página añadiendo secciones simples y auto explicativas. El contenido lo podemos enriquecer lo que queramos con todas las funcionalidades del editor de páginas, utilizando tablas, contenido multimedia, archivos de office o pdf, blueprints, macros, propiedades de página, etc.
Cómo mantener el contenido organizado
El definir una estructura tanto para la jerarquía como para el contenido de las páginas es un primer paso, lo importante es que perdure en el tiempo y se mantenga. Para mantener el contenido y la estructura organizadas podemos utilizar las funcionalidades nativas de mover y reordenar páginas, o esta app para Confluence Cloud.
Además con el blueprint File List podemos mantener nuestros archivos adjuntos ordenados y centralizados y con la app Smart Attachments ampliar las capacidades nativas de Confluence para gestión documental.
Dashboard de información
También podemos transformar Confluence en un excelente frontend desde el cual mostrar información de varios tipos como estado de tareas y proyectos de Jira y utilizarlo para distribuir información a nuestros usuarios, internos o externos.
Además existen apps como Page View Tracker, Page View Analytics for Confluence Cloud o Analytics for Confluence para poder comprobar información relativa al uso de las páginas.
Otras mejoras
Confluence tiene cerca de 900 apps en el Marketplace de Atlassian con las que puedes añadir más funcionalidades como flujos de aprobación y publicación de páginas y espacios, adaptación al look&feel de tu organización, etc. Desde atSistemas como Platinum Solution Partner de Atlassian podemos ayudarte en la implantación de Confluence y en la elección y configuración de las apps más adecuadas para cubrir tus necesidades.
Conclusiones
En este artículo hemos visto cómo utilizar Confluence como sistema de gestión de contenidos, y cómo podemos crear documentación de manera simple y clara, aprovechando todas sus funcionalidades nativas y de alguna de las apps más comunes para cubrir nuestras necesidades y hacer único a nuestro Confluence.
Artículo basado en el original de Fabio Genovese. Traducido y adaptado por los Centros Expertos de ALM/Atlassian y ECM de atSistemas.