Luis Miguel Andrés Llamero
Muchas veces hablamos de cómo optimizar la dirección de proyectos, de si es mejor una u otra metodología o de cómo optimizar procesos para ser más eficientes, pero, ¿qué pasa con nuestro tiempo? ¿Lo gestionamos correctamente o tenemos la sensación de no llegar a todo y de que nos come el día a día?
Publio Siro, escritor latino coetáneo de Julio César, decía que “el tiempo de reflexión es una economía de tiempo”. Todavía no se manejaba el concepto de retorno de la inversión (ROI), pero viene a decirnos que es necesario invertir tiempo en pensar, de ese modo, ganaremos tiempo.
Avancemos unos cuantos años más en la historia, desde la antigua Roma hasta la II Guerra Mundial, detengámonos en D. Eisenhower. ¿Por qué nos fijamos en él? Porque un hombre que fue durante la Segunda Guerra Mundial el comandante supremo de las fuerzas aliadas occidentales en Europa y responsable de planificar y supervisar la invasión del norte de África y la invasión de Francia y Alemania, probablemente pueda enseñarnos alguna que otra cosa sobre la gestión del tiempo.
Se le atribuye a Eisenhower algo con tanto sentido como definir un plano cartesiano donde ubicar la importancia en un eje y la urgencia en el otro, para situar cada tarea en uno de los cuadrantes delimitados. El cuadrante Eisenhower.
Sencillo, ¿verdad? Sólo falta decidir que se hace con las tareas que ubiquemos en cada cuadrante:
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1. Importante y Urgente: Hazlo inmediatamente. No todo puede encajar en este cuadrante, ya que no todos los temas o tareas pueden tener la misma urgencia o importancia. Si es así, no estás parándote a pensar y a ponderar las tareas entre sí.
Ejemplos: Situaciones de crisis o entregas en un plazo inminente.
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2. Importante pero no Urgente: Planifícalo. Pon una fecha fija y no dejes que las tareas que no tienen fecha concreta de finalización se diluyan en el tiempo. Puedes dedicar un momento a lo largo del día para planificar los próximos días, y así no tener que planificar todo el tiempo si el número de tareas de este tipo es elevado. Personalmente me gusta el final del día para (re)planificar porque tienes la visión global de lo que ha surgido durante el propio día.
Ejemplos: Nuevas oportunidades, definición de nuevos servicios, o actividades preventivas.
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3. Urgente pero no Importante: Piensa si es posible delegarlo a tu equipo. Son tareas que, si bien no son prioritarias, tienen cierta premura de tiempo, por lo que es buen momento para otorgar confianza a los compañeros con capacidades para resolverlas. ¡Cuidado con meter todas las tareas en este cuadrante para querer delegarlas todas!
Ejemplos: Interrupciones, reuniones o llamadas.
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4. Ni Urgente ni Importante: A la basura, hemos identificado un desperdicio. Son las deseables, las de “cuando tenga tiempo...”. En ocasiones, estas tareas vuelven a nosotros más adelante ya que con el tiempo podrían llegar a cambiar de cuadrante.
Ejemplo: Detalle excesivo en algunas tareas o tareas sin fecha.
Y con un método tan aparentemente sencillo, lo que logramos es centrarnos en las tareas que aportan mayor valor para nuestro desempeño y redundan en una mayor ganancia para nuestra compañía. En realidad, la clave de este sistema es que nos obliga a pararnos a pensar, a detener la vorágine diaria y valorar lo que tenemos sobre la mesa.
Podemos decir que, con este método, aumentamos la productividad porque:
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Nos obliga a plantearnos qué tareas son importantes y/o urgentes, porque efectivamente son cosas distintas.
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Centramos la mayor parte de nuestros esfuerzos en las tareas importantes.
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Trabajamos de manera organizada, con lo que además incrementamos el rendimiento y sacamos más y mejor trabajo.
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De regalo, tenemos las tareas más organizadas visualmente, las podemos consultar fácilmente de un vistazo. Podemos usar herramientas ofimáticas o un soporte físico (¡post-its!). ¡Y lo mejor de todo es que apenas cuesta trabajo llevarlo a cabo!
Si lo ponéis en práctica, ya me contaréis vuestras experiencias 😊
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Luis Miguel Andrés Llamero, PMO Manager en atSistemas.